Réussir un voyage professionnel à l’étranger : comment faire ?

Pour toutes les entreprises d’aujourd’hui, effectuer des voyages d’affaires est une nécessité absolue pour leur survie. Les occasions pour organiser ce genre de déplacement sont d’ailleurs nombreuses : signer un contrat avec un client, rencontrer un partenaire important, visiter une foire ou un salon professionnel, etc. Quoi qu’il en soit, il est important de prendre les devants pour bien préparer son séjour.

Conseils pratiques pour préparer et optimiser son voyage d’affaires

La moindre des choses pour bien organiser un voyage d’affaires, c’est de faire une check-list de l’ensemble du trajet : l’heure de départ, l’heure d’arrivée, la date et les heures de rendez-vous, les différentes coordonnées et tout autre détail important pour le déplacement. Il vaut mieux faire cette tâche 48h avant le départ. Ensuite, il faut vérifier ses papiers bien avant même de réserver un hébergement ou un billet. Il sera ainsi possible de renouveler certains papiers comme le passeport. D’ailleurs, il est vivement recommandé de faire une copie de tous ses papiers d’identité avant de s’envoler pour un voyage professionnel à l’étranger.

Ensuite, en fonction des objectifs du séjour d’affaires, il y a aussi quelques documents à emporter. On peut citer les cartes de visite ou les flyers, parfaits pour les salons et les forums. Par ailleurs, il faut noter que des déplacements sont à prévoir une fois arriver à destination. Tout doit donc être prévu avant même le départ. Le ou les professionnels en déplacement devront alors obtenir une carte de la ville et prévoir un moyen de se rendre aux lieux de rendez-vous. Le plus pratique serait de louer une voiture avec chauffeur pour témoigner du professionnalisme et du sérieux. Sinon, pour faciliter ses tâches, contacter une agence de voyage b to b est une solution très pratique.

Externaliser l’organisation et la gestion de son voyage pro : pourquoi ?

En confiant l’organisation et la gestion complète de ses déplacements professionnels, une entreprise fait le choix de la qualité. De cette manière, elle met toutes les chances de son côté pour réussir le séjour. Et pour cause, une agence de voyages propose toujours des services personnalisés en fonction des besoins de ses clients. D’un côté, elle peut s’occuper des différentes réservations, notamment l’hébergement et les billets d’avion aller-retour et de l’autre, elle est en mesure de fournir les outils dont les entreprises ont besoin pour réussir leur séjour : salle de réunion, voiture utilitaire pour les déplacements, etc.

En outre, l’externalisation est une excellente façon de bénéficier de tarifs compétitifs. Les agences de voyages BtoB travaillent, en effet, avec les fournisseurs de services locaux et internationaux. C’est donc l’occasion de profiter de bons plans pour économiser le plus possible sur les déplacements professionnels. Par ailleurs, en travaillant avec un expert, les entreprises bénéficient également d’un gain de temps considérable. Elles pourront ainsi se concentrer sur les différents objectifs du voyage pro tout en ayant l’esprit tranquille pour le reste. Cela dit, avant de réserver son séjour auprès d’une agence, il est vivement recommandé de se renseigner sur sa réputation et son expertise.